La Firma Electrónica es un instrumento o mecanismo que permite dejar tú firma electrónicamente en un documento. Es válida judicialmente y sirve para demostrar la identidad del que firmó. Está disponible para los usuarios inscritos en el RUT.
Debes solicitarla si eres persona natural o jurídica y necesitas cumplir algún deber fiscal o para realizar operaciones aduaneras. En este artículo te enseñaremos cómo recuperar la clave de la Firma Electrónica y todo lo que debes saber.
Recuperar Firma Electrónica
Es importante aclarar que la clave de la firma electrónica no es la misma que la contraseña de ingreso a la DIAN. La clave es asignada por la DIAN cuando obtienes la Firma Electrónica por primera vez. Si estás en el exterior y no recuerdas las preguntas de validación puedes recuperar la clave de la Firma Electrónica siguiendo estos pasos:
- Inicia sesión en la DIAN.
- Selecciona la opción ‘Mis comunicados’.
- En el menú izquierdo pulsa ‘Configurar preguntas para recuperación de la contraseña’.
- Vuelve a presionar la opción que verás en la pantalla para ‘Configurar las preguntas’.
- Inicia sesión nuevamente. Recuerda colocar ‘A nombre propio’ en ‘A nombre de’.
- Configura las preguntas para recuperar tu contraseña.
- Envía el código de autorización a tu correo y anótalo en el cuadro.
- Finalmente podrás crear tu nueva clave de la Firma Electrónica y así habilitar el instrumento.
Renovar Firma Electrónica DIAN
Debes renovar tu firma electrónica 30 días antes de la fecha de vencimiento. Anteriormente se debían realizar varios pasos para renovarla pero en la actualidad debes hacerlo como la solicitaste la primera vez. Recuerda que la firma electrónica tiene un vencimiento de 3 años.
¿Cómo obtener la firma electrónica DIAN por primera vez?
El proceso para obtener la firma electrónica por primera vez en la DIAN ahora es virtual y así se facilita el proceso si te encuentras en el exterior. Obtén tu firma electrónica DIAN cumpliendo las siguientes indicaciones:
- Inicia sesión en la DIAN.
- En ‘tipo de usuario ’selecciona ‘A nombre propio’.
- Después de agregar tus datos presiona ‘Ingresar’.
- En el menú ‘Mis actividades’ haz clic en ‘Generar Firma Electrónica’.
- Verás los datos registrados en el RUT y debes ‘Continuar’.
- Recibirás un código de verificación en tu correo electrónico que debes anotar para generar tu firma. También puedes conseguir el código en la sección de comunicados en el Sistema Muisca.
- Luego de ingresar el código acepta las condiciones de la firma electrónica.
- Al aceptar te asignarán una clave.
- Agrega la clave y pulsa ‘Generar firma’.
- Tu firma será generada con éxito.
¿Quiénes deben tener firma electrónica? 
La firma electrónica está disponible para usuarios registrados en el RUT residenciados en Colombia o fuera del país. Veamos quienes y para qué deben tener la firma electrónica:
- Persona natural o jurídica que debe cumplir algún deber formal o judicial a nombre propio o de terceros.
- Los que realizarán operaciones aduaneras.
- Solicitar la autorización de numeración de factura.
- Para presentar declaraciones tributarias.
- Los que necesiten realizar trámites en la DIAN.
- Pagar impuestos en línea.
Recuerda que si tu firma fue emitida antes de la Resolución 080 del 28 de julio de 2020 debes cambiarla por la nueva firma electrónica de la DIAN.
¿Cómo solicitar firma electrónica DIAN?
Solicitar la firma electrónica es fácil a través de tu usuario DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). La nueva firma electrónica puedes solicitarla presionando ‘Generar Firma Electrónica’ en el menú de tu usuario. Además, ya no es necesario configurar preguntas y puedes hacer el procedimiento las veces que quieras.
¿Para qué sirve la firma electrónica?
Es un medio que sirve como identificación digital y ratifica que el documento que firmaste es legal. Es necesaria para los suscriptores obligados a usar firma incluido aquellos colombianos con residencia en el exterior.
También funciona para voluntarios que deben cumplir con obligaciones, trámites y operaciones. Además, sirve para autenticar como confiable un documento.
Ejemplo de firma electrónica
La firma electrónica no consta de un solo formato porque es un conjunto de datos. Los ejemplos de firma electrónica más comunes son:
- Identificación por datos biométricos.
- DNI electrónico.
- Token.
- Autenticación en 2 pasos de usuario y contraseña.
Diferencia entre firma digital y firma electrónica
Tanto la firma electrónica como la firma digital son una forma para identificar la identidad del firmante. Desde el punto de vista jurídico una firma electrónica o digital consta de datos biométricos, códigos y contraseñas que permiten confirmar la identidad de una persona en cualquier documento o mensaje que haya firmado.
La firma digital es un tipo de firma electrónica. Son seguras y apropiadas para firmar documentos legales.
¿Qué es la firma digital o electrónica?
Se define como todo dato que permite la identificación de una persona en relación con un mensaje de datos. Es importante resaltar que la firma electrónica no se puede falsificar ya que cuenta con mecanismos de seguridad que aseguran la integridad del documento.
En Colombia es contemplada la firma electrónica en el Decreto 2364 de 2012 donde se explica que comprende códigos, datos biométricos, claves criptográficas privadas, contraseñas, etc.
Legalmente se llama Instrumento de Firma Electrónica (IFE) y la DIAN habilitó su uso para los Servicios Informáticos de la DIAN.
¿Qué garantiza la firma electrónica?
- Garantiza la identidad del firmante.
- Confidencialidad.
- Capacidad jurídica para emitir un documento legal.
- Comprueba la legalidad de un documento.
- Que el documento no ha sido manipulado por terceros.
¿Qué beneficios tiene la firma electrónica?
La firma electrónica de la DIAN cuenta con diversos beneficios y ventajas. Veamos:
- Ahorras tu tiempo firmando tus documentos en línea.
- Verificas y minimizas los riesgos.
- Es fácil acceder y generarla.
- Disponible para todos los que estén inscritos en el RUT.
- Reduce costos opeativos
- Puede ser generada las veces que lo necesites.
¿Cómo firmo en la DIAN?
Puedes hacerlo ingresando a tu usuario de la DIAN. Cumple con las siguientes indicaciones:
- Inicia sesión.
- En el menú haz clic en la opción ‘Diligenciar y presentar’.
- Elige el formulario que presentarás.
- Llena el formulario y presiona ‘Borrador’.
- Luego pulsa ‘Firmar’.
- Autoriza la firma y procede a firmar.
- Después de firmar genera el código que llegará al correo electrónico registrado en el RUT.
- Ingresa el código y pulsa ‘Firmar’.
- Al confirmar la firma del documento selecciona ‘Presentar’.
- El sistema te mostrará el acuse de recibo y puedes ‘Aceptar’.
- Genera el PDF y cancela si es el caso.
DIAN ha habilitado una nueva Firma Electrónica para que realices tus trámites y operaciones jurídicas. Es un mecanismo moderno para que formalices tus transacciones. Es un reemplazo a tu firma autógrafa para que cumplas tus obligaciones en la DIAN.
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